GEVER@ÖV2014 - Konferenz zur elektronischen Geschäftsverwaltung in der Öffentlichen Verwaltung

Datum der Tagung: Donnerstag, 26. Juni 2014
Zeit: 8.30-18.00 Uhr (anschliessend Apéro)
Ort: Bern, Hotel Kreuz, Zeughausgasse 41
(Website)


Allgemeine Informationen

Die Konferenz geht der Frage nach, wie Records Management (RM) für die Geschäftsverwaltung und für die Unterstützung von Prozessmanagement und digitaler Archivierung produktiv eingesetzt werden kann und was bei der Implementierung und Weiterentwicklung von entsprechenden Systemen besonders zu berücksichtigen ist. Zudem werden Einsatzszenarien geklärt und  Positionierungen von GEVER- oder RM-Systemen (RMS) etwa in Unternehmensarchitekturen oder gegenüber dem Geschäftsprozessmanagement vorgenommen.


Roland Ledinger

Leiter des Bereiches IKT Strategie des Bundes im Bundeskanzleramt Österreich, CIO und Geschäftsführer der Plattform digitales Österreich

Stand des ELAK in Österreich

Im Vortrag wird ausgehend vom Elektronischen Akt (ELAK), dem Pendent zu GEVER in der Schweizerischen Verwaltung, die konzeptionelle Weiterentwicklung des ELAK im Zeitalter mobiler Arbeitsgeräte und der Verwaltungsmodernisierung in Österreich dargestellt. Das Ziel, auch eines entsprechenden grösseren Programms: Den Arbeitsplatz der Zukunft für die österreichische Bundesverwaltung zu entwickeln. Dabei handelt es sich um ein neues Organisationskonzept und einen Rahmen für dessen rechtliche, organisatorische und technische Ausgestaltung. Dieses Organisationskonzept steht im Vordergrund des Vortrags.

Präsentation von Roland Ledinger (PDF 2.8 MB)


Dr. Lydia Tsintsifa

Referat O 1
Grundsatzangelegenheiten, Ausschuss für Organisationsfragen,
Modernisierungsprogramme, Internationale Zusammenarbeit in Verwaltungsfragen
Bundesministerium des Inneren, Berlin

Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit

Das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit bietet eine Grundlage, um elektronische Verfahren in der Verwaltung geeignet zu planen und umzusetzen. Das Konzept fokussiert auf die Anforderungen, die sich aus den rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen ergeben und beleuchtet die organisatorischen sowie allgemeinen technischen Anforderungen, die sich daraus ergeben. Ziel dabei ist es, Organisatoren, Fachverantwortlichen und IT-Verantwortlichen eine Ausgangsbasis zu bieten, um gemeinsam den Einsatz von elektronischen Verfahren optimal zu gestalten. Das Organisationskonzept ist modular aufgebaut. Neben den Bausteinen zu den üblichen elektronischen Verfahren (z.B. E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung) sind auch methodische Grundlagen beinhaltet (z.B. Grundlagen und Bedarfsanalyse, Projektleitfaden etc.). Der Vortrag wird einen Sachstand zu den noch nicht veröffentlichten Bausteinen, einen Ausblick auf die Entwicklungen bieten und Aspekte der praktischen Umsetzung behandeln.

Präsentation von Dr. Lydia Tsintsifa (PDF 706 KB)


Beat Siegrist

Fachspezialist GEVER Bund
Bundeskanzlei, Geschäftsverwaltung und Logistik

GEVER Bund

Im Rahmen des Programms GEVER Bund wurden die Grundlagen für die übergreifende Verwaltungsarbeit im eGovernment vorangetrieben die das gemeinsame Verständnis bezüglich der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) weiter gefördert haben. Dazu wurden Grundlagen für die systematische Beschreibung der funktionalen Anforderungen an die Geschäftsverwaltung erarbeitet. Diese enthalten die rechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte (z.B. Integrität, Authentizität) im Sinne einer Legal Compliance. Des Weiteren garantieren diese Grundlagen die medienbruchfreie elektronische Zusammenarbeit (Interoperabilität) im E-Government. Konkret wurden Vorgaben erarbeitet, die bezüglich Grundsätze, Definitionen, Aufbau und Ablauforganisation der elektronischen Geschäftsverwaltung, von allen Organisationseinheiten der gesamten Bundesverwaltung anzuwenden sind.

Das Referat zeigt den Auftrag und die Ergebnisse des "Programms GEVER Bund". Es zeigt die Aufgaben der Nachfolgeorganisation "GEVER Bund" sowie deren Herausforderungen für die Zukunft (gemeinsames Verständnis von GEVER, Interoperabilität, Verschlüsselung, Umgang mit Zertifikaten etc.).

Präsentation von Beat Siegrist (PDF 372 KB)


Roger Meier

Leiter Kanzlei Gemeinde Vaduz

 

 

 

Roman Neukom

Geschäftsführer Neukom Partner GmbH

Effiziente Prozesse und optimierte Zusammenarbeit bei der Gemeinde Vaduz dank ELO

Um systematische Bewirtschaftung von Archiven und Optimierung vorausgehender Prozesse ging es der Gemeinde Vaduz sowie weiteren fünf Liechtensteiner Gemeinden (Gemeinden Eschen, Mauren, Ruggell, Schellenberg, Triesenberg und Vaduz) bei der Evaluation / Ausschreibung der gemeinsamen Gever-Lösung. Die Arbeitsgemeinschaft «ARGE gemeinde.ecm» wurde Anfang 2014 mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems ELO beauftragt. Im ersten Schritt wurde die organisatorische Basis für eine modernisierte Geschäftsverwaltung geschaffen (prozessorientiertes Ordnungssystem, Organisationsvorschriften, Musterprozesse). Auf dieser Basis wurde das elektronische Dokumenten- und Records-Management-System eingeführt. Neben der Einführung der neuen Protokollverwaltung, spielt die Integration der Gemeindesoftware GeSoL (Bereiche Finanzen, Bauwesen, Einwohnerkontrolle) eine zentrale Rolle. Roger Meier, Leiter Kanzlei der Gemeinde Vaduz, zeigt gemeinsam mit der Neukom Partner GmbH die unterschiedlichen Projektphasen, wie auch die damit verbundenen betriebsinternen Herausforderungen, auf.

Präsentation von Roger Meier und Roman Neukom (PDF 926 KB)


Beat Liechti

Senior Consultant & Product Manager evidence case manager, Glaux Soft AG – evidence

GEVER, ja bitte! Aber auch für die spezifischen Anforderungen von Fachabteilungen

Die Einführung einer GEVER-Anwendung führt nicht automatisch zur optimalen Applikationslandschaft. Fachapplikationen für die Abwicklung von branchenspezifischen Prozessen müssen oft erhalten werden, da ihre Inhalte durch ein reines GEVER-System nicht abgebildet werden können. Die Folge sind teure und gefährliche Medienbrüche und aufwändige Schnittstellen zwischen den Systemen, welche realisiert und aufrechterhalten werden müssen. Anhand von Beispielen aus der Praxis werden aus der Sicht eines erfahrenen eGov-Framework Herstellers Lösungen aufgezeigt, wie die Reibungsverluste beim Zusammenspiel von GEVER- und Fachanforderungen minimiert werden können.

Präsentation von Beat Liechti (PDF 2 MB)


Regina Gehrig

Verantwortliche Records Management Kanton Zug

 

 

 

Dr. Bernhard Bühlmann

Geschäftsführer 4teamwork AG

Erfolgreiche Einführung der Schweizer Geschäftsverwaltung OneGov GEVER

Die Schweizer Geschäftsverwaltung OneGov GEVER setzt den ISO-Standard 15489 „Records Management“ um, der auch in der Bundesverwaltung als Referenzstandard für das Dokumentenmanagement verwendet wird. Über seine zahlreichen Schnittstellen lässt sich OneGov GEVER optimal in bestehende Systemlandschaften von gängigen Anwendung und Standards wie Microsoft Office, XML, WebDAV, LDAP und Active Directory integrieren. Auch verfügt OneGov GEVER über eine technologisch moderne und ergonomische Benutzerschnittstelle, die einfach zu erlernen ist.

Gleichzeitig ist OneGov GEVER durch seine Skalierbarkeit enterprise-ready. Die auf Open Source Technologie basierte Lösung ist mandantenfähig und kann Daten im Terrabyte-Bereich verwalten. Die gesamte Benutzerschnittstelle von OneGov GEVER ist in deutscher und französischer Sprache verfügbar und webbasiert in allen gängigen Internet-Browsern und beliebigen mobilen Endgeräten lauffähig.

Die Lösung ist bereits bei vier Kantonen (AI, VS, SG, ZG) erfolgreich im Einsatz. Bernhard Bühlmann zeigt im ersten Teil einen Überblick über Funktionen von OneGov GEVER und wie die Software gemeinsam mit Experten aus der öffentlichen Verwaltung weiterentwickelt wird. Neben den verschiedenen Varianten für den Betrieb (Private Cloud, SaaS oder als Virtual Appliance) wird im Referat aufgezeigt, wie OneGov GEVER dank der einfachen Benutzerschnittstelle und den standardisierten Abläufen innerhalb kürzester Zeit erfolgreich eingeführt werden kann.
Im zweiten Teil erzählt Regina Gehrig, Verantwortliche Records Management Kanton Zug, die Erfahrungen mit OneGov GEVER aus dem Betrieb bei über 50 Ämtern im Kanton Zug und zeigt den Einführungsprozess für neue Ämter und Organisationen anhand von konkreten Beispielen. Die Auswertung der Nutzerstatisik zeigt, wie intensiv die GEVER Lösung im Kanton Zug genutzt wird und dass die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers bereits häufig praktiziert wird.

Präsentation von Regina Gehrig und Dr. Bernhard Bühlmann (PDF 5.3 MB)


Patrick Püntener

Mitgründer itsystems AG

Antragswesen mit Sitzungsmanagement für eine Schweizer Versicherung

Im Rahmen der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in verschiedenen Bereichen suchte eine grössere schweizerische Versicherung ein geeignetes Werkzeug, mit dem das Antrags- und Informationswesen rund um die regelmässigen Sitzungen ihrer Führungsgremien unterstützt werden kann. Dabei sollten bisher wenig transparente Prozesse nachvollziehbar und schwer zugängliche Informationen für alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt sichtbar gemacht werden. Ein weiteres Ziel war die Vereinfachung von bisher arbeitsintensiven Schritten, die per Email vollzogen und in Excel Spreadsheets dokumentiert waren. Eine Vorgabe für die Einführung eines neuen Systems war die gleichzeitige Ablösung einer bestehenden Pendenzenverwaltungslösung durch das neue Werkzeug.

Die Firma itsystems setzte dieses Vorhaben zusammen mit dem Kunden basierend auf der SharePoint-Plattform um. Zum Einsatz kam die MatchPoint eDossier-Lösung, die einen grossen Teil der Kundenanforderungen im Bereich Antrags- und Sitzungsmanagement bereits erfüllte. Dank der modularen Grundlage und der hohen Parametrierbarkeit der Lösung konnten die nicht von Anfang an bis ins letzte Detail bekannten kundenspezifischen Bedürfnisse im Bereich der Dokumentensteuerung sowie die integrierte Pendenzenverwaltung elegant und im geplanten Kostenrahmen umgesetzt werden. Aufgrund des Erfolgs plant die Versicherung nun die Umsetzung weiterer Dossiers auf SharePoint.

Präsentation von Patrick Püntener (PDF 1.9 MB)


Willy Salzmann

Chef Dokumentenmanagement V
Eidgenössisches Departement für Verteidigung Bevölkerungsschutz und Sport VBS

 

 

Paul Hostettler

Verkaufsleiter, ABF Informatik AG

Mit der 5. Generation ins 20-igste GEVER Jahr!

Etablierte GEVER-Lösungen verschaffen Übersicht und Terminkontrolle, erhöhen die Auskunftsbereitschaft und erlauben starke Automation und dezentrales (mobiles) Arbeiten. Das Referat zeigt, wie Aufträge in grossen Organisationseinheiten über Dokumenten- und Auftragssteuerungen auch über verschiedene Hierarchiestufen effizient ausgeführt und überwacht werden können. Auf der Basis dieses e-Government-Systems werden Daten zuverlässig und vertrauenswürdig verwaltet und schaffen eine bessere Entscheidungsgrundlage für alle Managementstufen. Die integrierten eCH-Schnittstellen ermöglichen, dass die Daten anderen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt werden können. Aus diesem Grunde zeigt ABF Informatik AG, als Mitglied des Vereins eCH, den Live-Dossieraustausch mit weiteren föderalen Stellen am Beispiel zwischen den Produkten ABF iGEKO und CMIAXIOMA.

Präsentation von Willy Salzmann und Paul Hostettler (PDF 1.8 MB)


Roland Brechbühl

Programmleiter E-Government, Stadt Bern

 

 

 

Lukas Fus

Kundenberater, CM Informatik AG

GEVERIS - ein Organisationsprojekt in der Stadt Bern

GEVER-Projekte sind hauptsächlich Veränderungs- und Organisationsprojekte. Unser Referent gibt Ihnen einen Einblick von der Vision über die Einführung und dem Betrieb von GEVER mit CMIAXIOMA in der Stadt Bern. Weiter zeigt CM Informatik als Mitglied des Vereins eCH den Live-Dossieraustausch mit weiteren föderalen Stellen am Beispiel zwischen den Produkten CMIAXIOMA und ABF iGEKO.

Präsentation von Roland Brechbühl und Lukas Fus (PDF 1 MB)


Prof. Dr. Konrad Walser

Professor für Wirtschaftsinformatik, E-Government-Institut, Berner Fachhochschule

Ansätze zur Einsatzbeschreibung von GEVER-Systemen ausgehend von einem Geschäftsprozess-Referenzmodell für die Öffentliche Verwaltung

Präsentation (PDF 546 KB)


Martin Egli

Business-Engineer, Informatikdienste St.Gallen

 

 

 

Sven Roth

COO, UP-GREAT AG

End-to-End GEVER Lösung der Stadtverwaltung St.Gallen

Die Stadtverwaltung St.Gallen nutzt die Vorteile von SharePoint™ und den UP-GREAT® Extensions als zentralen Ablageort für geschäftsrelevante Dokumente. Am Vortrag werden wir an Hand eines praxisorientierten Beispiels auf das Handling von der Dokumenterstellung, der Bearbeitung im Team bis hin zur Übergabe der Records in die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehen. Weiter zeigen wir, warum eine moderne App-basierte Oberfläche das Arbeiten für den Anwender vereinfacht und ihn so effizienter arbeiten lässt.

Präsentation von Martin Egli und Sven Roth (PDF 2.9 MB)


Dr. Marc Hofer

Geschäftsführer ArchiVentis GmbH

Informationen organisieren, aber richtig!

Records Management ist zuerst ein organisatorisches Problem: Wie organisieren wir geschäftsrelevante Informationen richtig? Normalerweise geschieht dies durch ein Ordnungssystem, einen Registraturplan, der alle Aufgaben korrekt abbildet. Für die systematische Darstellung der Aufgaben sind verschiedene Sichtweisen möglich: Management-Modell, Politikfelder, Finanzplan, Abbild der Aufbauorganisation. Keine dieser Sichtweisen ist für sich genommen die einzig richtige. Allgemein durchgesetzt hat sich nur die Orientierung an den Aufgaben. Wie differenziert diese dargestellt werden sollen und nach welchen Kriterien sie zusammenzufassen sind, bleibt offen.

Als Erfolg versprechender Ansatz erweist sich eine Kombination des Management-Modells mit seiner Unterscheidung von Führungs- Support- und Kernaufgaben mit dem Finanzplan gemäss Harmonisiertem Rechnungslegungsmodell (HRM2). Die Politikfelder können darin ebenfalls integriert werden, insofern die staatlichen Leistungen gemäss HRM2 thematisch zusammengefasst sind. Dieser Ansatz wird durch den neuen Standard eCH-0145 verfolgt. Für die Anwendung als Ordnungssystem im Records Management muss er noch weiter entwickelt werden in Hinblick auf eine möglichst grosse Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz bei den Anwendern.

Präsentation von Dr. Marc Hofer (PDF 1.7 MB)


René Müller

Gemeindeschreiber und Notar der Gemeinde Hildisrieden

Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung

In der elektronische Geschäftsverwaltung werden alle geschäftsrelevanten Vorgänge einer Organisation (Dokumente, E-Mail Ein- und Ausgänge, Aufgaben, Pendenzen, Arbeitsabläufe etc.) von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung erfasst und verwaltet. Jedes Dokument kann jederzeit effizient gesucht und gefunden werden. Die Ablage im System erfolgt auf Basis des Ordnungssystems, in welchem alle Metadaten und Berechtigungen geregelt sind. Zu einer Geschäftsverwaltung gehört auch das Sitzungsmanagement inkl. Protokollierung. Nach Abschluss eines Geschäftes wird dieses der Langzeitarchivierung übergeben. Dies erfolgt über die definierte Schnittstelle gemäss dem eCH-0160-Standard.

Im Vortrag wird der praktische Einsatz einer elektronischen Geschäftsverwaltung von der Entstehung von Dokumenten bis hin zur Langzeitarchivierung aufgezeigt.

Präsentation von René Müller (PDF 2.5 MB)


Andreas Sidler

CIO und Leiter des Dienstes für Informatik und neue Technologien der Parlamentsdienste der schweizerischen Bundesversammlung

Programmgesteuerte Extranet-Publikation der Bundesversammlung

Die Mitglieder der Eidg. Räte haben seit 2007 Zugang zum Extranet der Bundesversammlung. Das Extranet ist als Informationssystem konzipiert und unterstützt die Ratsmitglieder insbesondere im Bereich der Kommissionsarbeiten indem alle Dokumenten, welche für Kommissionssitzung relevant sind, in geeigneter Form frühzeitig und einfach konsumierbar zur Verfügung stehen. In diesem Sinne haben Ratsmitglieder jeder Zeit und ortsunabhängig Zugriff auf benötigte Sitzungsunterlagen und müssen ggf. nicht kiloweise Papier an Sitzungen ‚schleppen‘.

Das Quellensystem für das Extranet ist das programmgestützte Dokumentenverwaltungssystem der Parlamentsdienste. Das Bereitstellen von Dokumenten von der Dokumentenverwaltung auf das Extranet geschieht automatisiert. Das Extranet umfasst aktuell ca. ¼ Million Dokumente mit einem jährlichen Zuwachs von ca. 30-35‘000 Einheiten.
Mit der Einführung des Extranets ist der Papierverbrauch im Parlament rückläufig. Auch wenn die Papierreduktion nicht das primäre Ziel für die Einführung des Extranets war, biete sich hier mit einem Verbrauch von ca. 70 t Papier ein interessantes Einsparungspotential.

Präsentation von Andreas Sidler (PDF 1.7 MB)


Dr. Krystyna Ohnesorge

Abteilungsleiterin und GL-Mitglied
Eidgenössisches Departement des Innern EDI
Schweizerisches Bundesarchiv BAR

GEVER aus Sicht des Bundesarchivs

Das Schweizerische Bundesarchiv ist das Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum des Bundes für nachhaltiges Informationsmanagement. Es unterstützt die Bundesämter bei der GEVER-Einführung und fördert die Erhöhung der Informationskompetenz. Information soll als Ressource erkannt und genutzt werden. Informationsmanagement wird als Führungs- und Steuerungsinstrument eingesetzt.

Die elektronische Geschäftsverwaltung verändert die bisherige Arbeitsorganisation und -gewohnheiten. Dieser Wandel ist anspruchsvoll und bringt verschiedene Herausforderungen mit sich – er lohnt sich aber: Effizienz, Transparenz, Good Governance werden nachhaltig verbessert.

Präsentation von Dr. Krystyna Ohnesorge (PDF 2.5 MB)