eGov Fokus 2/2009: Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung

Datum der Tagung: Freitag, 18. September 2009
Zeit: 9.00-15.00 Uhr (anschliessend Apéro)
Ort: Hotel Ador, Laupenstrasse 15, 3001 Bern
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Kostenbeitrag: CHF 290.- für SwissICT Mitglieder CHF 250.-

Flyer mit Programm (PDF 380 KB)

Impressionen der Tagung (Bildergalerie)


Allgemeine Informationen

Datenmanagement präsentiert sich als eine der zentralen Herausforderungen des E-Government. Die Summe der weltweiten Information steigt stetig! Seit der Erfindung der elektronischen Speicherung und speziell der Verbreitung des Internets erhöht sich der globale Datenbestand rasant. Die fortwährende Speicherung und selektive Langzeiterhaltung dieser regelrechten Informationsflut beschäftigt Verwaltungseinheiten immer stärker. Im Informationszeitalter ist die Gefahr von Überlieferungsausfällen grösser denn je zuvor.

Die klassischerweise Dienstleistungs- also datenbasierte öffentliche Verwaltung braucht Prozesse, Richtlinien und letztlich Lösungen im Bereich Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung. So verwundert es wenig, dass die Thematik auch Eingang in die E-Government-Strategie Schweiz gefunden hat. Projekte wie „Dienst für elektronische Langzeitarchivierung“ erscheinen innerhalb des Katalogs priorisierter Vorhanden.

Verschiedene Projekte im In- und Ausland zeigen, dass nicht allein technische Massnahmen diese Problematik zu lösen vermögen. Nur ein mehrschichtiges Konzept mit einem ausgewogenen Mix an organisatorischen, technischen und konzeptionellen Vorkehrungen ist der Herausforderung langfristig gewachsen. So kann schliesslich den Bürgerinnen und Bürgern, der Wirtschaft und nicht zuletzt der Administration selbst ein Nutzen aus der enormen Informationsflut entstehen.

Inhalt und Ziele der Veranstaltung 

Es werden konzeptionelle Grundlagen und Praxiserfahrungen aus der Schweiz, Deutschland und Österreich zur Langzeitarchivierung und dem Dokumenten-Management vorgestellt.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Vertreterinnen und Vertreter von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung aller Ebenen.



Prof. Dr. Reinhard Riedl

Leiter Kompetenzzentrum Public Management und E-Government der Berner Fachhochschule

Digitales Dokumenten-Management Paradigmenwechsel im Umgang mit Informationen

E-Government produziert insbesondere digitalisierte Informationen und somit digitale Dokumente.  Obwohl die Grundprinzipien der Dokumentenverwaltung und Archivierung bestehen bleiben, entstehen neue Möglichkeiten, beispielsweise beim Suchen von Dokumenten, bei der Dokumentation der Verwaltungsvorgänge, bei der Analyse der Geschäftsprozesse, bei der Integration von multimedialen Inhalten oder bei der Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips. Diese neuen Möglichkeiten zu nutzen, stellt aber auch neue Herausforderungen und schafft in der Anfangsphase oft grosse Probleme. Der Vortrag befasst sich mit der Frage, wie das digitale Dokumenten-Management und die digitale Langzeitarchivierung Verwaltungsabläufe verändern, beziehungsweise in Zukunft noch weiter verändern werden. 

Präsentation von R. Riedl (PDF 288 KB)



Dr. Krystyna W. Ohnesorge
Schweizerisches Bundesarchiv Leiterin Ressort Innovation und Erhaltung

Archivische Kompetenzen für effiziente Organisationen

Records Management und Archivierung sind zentral, um Geschäftsprozesse effizient gestalten zu können. Beides sind archivische Kernkompetenzen, die auch im digitalen Bereich zur Anwendung kommen. Das Schweizerische Bundesarchiv hat im Sommer 2009 das strategische Programm zum Aufbau des digitalen Archivs erfolgreich abgeschlossen. Die geltenden Grundsätze des BAR zur digitalen Archivierung und die Spezifikation der Ablieferungsschnittstelle werden im September publiziert. Der Vortrag gibt einen Überblick über die erreichten Resultate und aktuelle Herausforderungen.

Präsentation von K. Ohnesorge (PDF 636 KB)



Dr. Stefanie Fischer-Dieskau
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Referentin im Referat Justiziariat / Haushalt

Anforderungen an die langfristige, veränderungssichere Aufbewahrung elektronischer Dokumente
Die langfristige, veränderungssichere Aufbewahrung elektronischer Dokumente ist in vielen Anwendungsgebieten aus rechtlichen Gründen sicherzustellen. Ihre Umsetzung ist eine technische und organisatorische Herausforderung. Die Komplexität erhöht sich, wenn die Dokumente elektronisch signiert sind. Ausgehend von rechtlichen Grundlagen der Aufbewahrung elektronischer Dokumente geht der Vortrag auf bestehende Entwicklungen und Lösungsansätze ein.

Präsentation von S. Fischer-Dieskau (PDF 368 KB)



Jürg Hut
Leiter Archivüberspielung K+M / Multimediazentrum Schweizer Fernsehen

Die Langzeitarchivierung audiovisueller Dokumente beim Schweizer Fernsehen 
Die Langzeitarchivierung audiovisueller Dokumente ist für die entsprechenden Archive von zentraler Bedeutung. Mit der zunehmenden Digitalisierung sind die Aufgaben (noch) nicht einfacher geworden. Beim Schweizer Fernsehen werden seit kurzem die neu produzierten Sendungen und deren Beiträge in den digitalen Workflow eingebunden. Parallel dazu wird auch der gesamte Altbestand von 80‘000 Stunden im Rahmen eines nationalen Digitalisierungs-Projekts ins digitale Zeitalter überführt.

Präsentation von J. Hut (PDF 320 KB)



Andrea Kubath
Ministerium des Innern Brandenburg

Einführung eines landeseinheitlichen Zusammenarbeitsystems in der Landesverwaltung Brandenburg
Mit EL.DOK BB soll – vorerst in der Ministerialverwaltung des Landes Brandenburg  - bis 2011 die elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung eingeführt werden. Auf der gleichen Plattform wird ein Kabinettfinformationssystem (EL.KIS) abgebildet, in dem die Kabinettreferatsmitarbeiter aller Ministerien/der Staatskanzlei zusammenarbeiten. Als drittes System wird EL.ZA zur ressortübergreifenden Zusammenarbeit bereit gestellt, auf das alle Beschäftigen der Ministerien/Staatskanzlei Zugriff haben. EL.ZA soll um Echzeitarbeitskomponenten ergänzt werden, es dient dem Informationsaustausch, der behördenübergreifenden Dokumentenabstimmung, der Gremienarbeit und der Projektarbeit bis hin zur Aussonderung.

Präsentation von A. Kubath (PDF 536 KB)



Mag. Bettina Kann
Leiterin Hauptabteilung Digitale Bibliothek der Österreichischen Nationalbibliothek

Web@archiv Österreich: Digitales Wissen sichern
Im Rahmen der Webarchivierung werden Internetseiten mit so genannten Webcrawlern automatisiert gesammelt. So wird 1-2mal jährlich ein Abbild des gesamten österreichischen Webspace archiviert. Ebenso werden Seiten zu speziellen Themenbereichen wie Politik, Kultur, Medien, Gesellschaft, Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung in häufigeren Intervallen gespeichert. Online-Inhalte zu speziellen Anlässen und Großereignissen (z.B. Wahlen) werden in weiteren Momentaufnahmen archiviert. Dadurch sollen auch Webseiten, die nur für den Zeitraum des Ereignisses zur Verfügung stehen, für die Nachwelt festgehalten werden. Im Jahr 2008 und 2009 konnten bereits drei so genannte Event Harvestings zur EURO zur Nationalratswahl durchgeführt und zur Europawahl 2009 durchgeführt werden. Gegenwärtig läuft das erste  Harvesting der at-Domain.

Präsentation von B. Kann (PDF 624 KB)



Expertengespräch - "Proprietäre Software versus Opensource – Erfahrungen im Dokumenten Management"

Markus Geiser, Leiter Kompetenzzentrum ECM, Bedag Informatik AG

Matthias Stürmer, Projektleiter LIIP AG und Doktorand ETH Zürich, Vorstandsmitglied /ch/open

Walter M. Schill, Senior Vice President Direct Sales DACH und Geschäftsführer der Fabasoft CH Software AG