eGov Fokus 1/2008: Shared Services in der öffentlichen Verwaltung

Datum der Tagung: Montag, 19. Mai 2008
Zeit: 8.30-14.00 Uhr
Ort: Hotel Ador, Laupenstrasse 15, 3001 Bern
  Website
Kostenbeitrag: CHF 220.-

Flyer mit Programm (PDF 1.1 MB)

Impressionen der Tagung (Bildergalerie)



Allgemeine Informationen

Shared Services bezeichnen die konsolidierten und zentralisierten Dienstleistungsprozesse in einer Organisation. Gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen einer Organisation können standardisiert, zusammengefasst und von einer zentralisierten Stelle oder Abteilung, dem Shared Service Center (SSC), angeboten werden. Das Potenzial für Einsparungen und Qualitätsverbesserungen dank der Skaleneffekte eines SSC ist für eine Organisation enorm hoch und der Nutzen ist vielfältig.
Besonders prädestiniert für den Aufbau eines SSC sind Informatikdienstleistungen. Shared IT-Services implementieren organisationsintern das Prinzip der Wiederverwendung und des Ressourcen-Teilens. So können IT-Kosten gesenkt und  die Qualität der IT-Dienstleistungen gesteigert werden. SSC können IT-Leistungen für mehrere Gemeinden oder Ämter zusammenfassen und liefern damit sowohl die Basis für Outsourcing von IT-Dienstleistungen als auch für die Vereinfachung der behördenübergreifenden Zusammenarbeit.

Shared IT-Services sind ein Wegbereiter einer vernetzten und kooperativen Verwaltung, die Ressourcen auch auf der Ebene von Expertisen und Fachleistungen teilt.

Ziel der Veranstaltung

Es werden konzeptionelle Grundlagen und Praxiserfahrungen aus der Schweiz, Deutschland und Österreich zu Shared (IT-)Services in Behörden präsentiert. Die Vorteile und Nutzeneffekte der zentralen Leistungsbereitstellung für die öffentliche Verwaltung werden ebenso vorgestellt, wie die Voraussetzungen, Risiken und Erfolgsfaktoren. In der anschliessenden Diskussionsrunde sprechen Experten über Erfolgsfaktoren und Probleme bei der Einführung von Shared Services.

Zielpublikum

Die Veranstaltung richtet sich an Vertreterinnen und Vertreter von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung aller Ebenen.



Referenten

Prof. Dr. Reinhard Riedl
Leiter Kompetenzzentrum Public Management und E-Government der Berner Fachhochschule

ISSCs - vom Anbieter von IT-Dienstleistungen zur Prozessdrehscheibe
Schlüssel zum Erfolg von Shared Service Centers (SSCs) sind eine hohe fachliche Qualifizierung der Mitarbeiter, eine fortgeschrittene Prozesstandardisierung, ein exzellentes Kundenmanagement und eine vorausschauende Portfolioplanung. In der Praxis waren SSCs bislang primär bei den Supportprozessen erfolgreich. Dank dem Aufbau von service- und prozessorientierten Architekturen (SOA / POA) können sie aber auch  Teile von Kernprozessen anbieten. Zunehmend zeichnet sich deshalb ab, dass SSCs eine zentrale Rolle bei der Geschäftsprozessoptimierung und beim Bau von E-Government-Hochleistungsportalen spielen werden.
In diesem Vortrag wird ein Überblick über die Einsatzbereiche, Management-Instrumente und die besonderen Herausforderungen beim Betrieb von SSCs gegeben. Dabei werden insbesondere die Knackpunkte Mitarbeiter-Qualifikation, SLA-Spezifikation, IT-Ausschreibungen und IT-Controlling diskutiert.

Präsentation von R. Riedl (PDF 390 KB)



Pius Breu
Projektleiter Shared Service Center EFD

Chancen und Risiken von Shared Services am Beispiel vom Pilotprojekt SSC im Eidg. Finanzdepartement EFD

Jede Verwaltungseinheit im EFD verfügt über eine Reihe  von unterstützenden Prozessen, die mit dem Kerngeschäft der einzelnen Einheiten nicht zwingend verbunden sind. Mit dem Projekt SSC werden diese gleichartigen Prozesse gebündelt und weitgehend standardisiert. Im Referat wird der Aufbau von Shared Service Centern aufgezeigt sowie die Chancen und Risiken eines solchen Vorhabens beleuchtet.

Präsentation von P. Breu (PDF 440 KB)



Peter App
Direktor Verwaltungsrechenzentrum AG St. Gallen (VRSG)

Shared Services auf Gemeindeebene: Wenn die Prozesse schon die gleichen sind ….

Der Begriff ‚ Shared Services’ ist auf Gemeindeebene unbekannt, und trotzdem bewegt sich da einiges. Der Bund organisiert zentrale Dienstleistungen wie Infostar, die Kantone bieten Dienstleistungen für alle Gemeinden an wie E-Taxes oder E-Voting und die Gemeinden überlassen gewisse Aufgaben einer Nachbargemeinde oder einem Shared Service Center, wie der VRSG. Als IT-Dienstleister in diesem Sektor mit über 30 Jahren Erfahrung ist die VRSG überzeugt, dass der Marktdruck in naher Zukunft dafür sorgen wird, dass sich das Modell Shared Services auch in der öffentlichen Verwaltung etablieren wird. Die Voraussetzungen dafür sind gut: Im Gegensatz zur Privatwirtschaft sind viele Prozesse von gesetzeswegen einheitlich definiert und müssen somit gleichartig umgesetzt werden.

Präsentation von P. App (PDF 454 KB)



Alexander Schroth
Vorstandsvorsitzender der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)

AKDB: Shared Service Center der bayerischen Kommunen und Softwarehersteller für die öffentliche Verwaltung Deutschlands
Die zunehmenden Anforderungen der Bürger und der Wirtschaft an eine moderne und innovative Verwaltung bei gleichzeitig zunehmender Komplexität der IT können am besten durch spezialisierte Aufgabenerbringung im Rahmen von Shared Service Centern (SSC) bewältigt werden. Der Verwaltung wird hierdurch ermöglicht, sich mehr auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Die AKDB bietet in der öffentlichen Verwaltung derartige Dienstleistungen in unterschiedlichsten Konstellationen an, z.B. im Rahmen des zentralen Bayerischen Melderegisters „BayBIS“,  als Service Center Personal, im Service-Rechenzentrum insbesondere für das Finanzwesen, als Projektpartner für interne Verwaltungsportale und im Bereich des „klassischen“ IT-Outsourcing.

Präsentation von A. Schroth (PDF 287  KB)



Dr. Wilfried Jäger
Leiter Infrastruktur, Österreichisches Bundesrechenzentrum BRZ

Shared IT-Services - Eine Roadmap im E-Government
Anforderungen an E-Government-Applikationen sind aufgrund der vielen Stakeholder sehr umfangreich und entsprechend schwer zu managen. Der Preisdruck verlangt jedoch möglichst viele Shared Komponenten um Skaleneffekte zu generieren und Doppelentwicklungen zu vermeiden. Der Vortrag beschreibt die Rahmenbedingungen und Hindernisse von Shared Services auf unterschiedlichen Ebenen der österreichischen E-Government-Praxis. Ein Einführungsmodell und Ausblicke werden beschrieben.

Präsentation von W. Jäger (PDF 979 KB)



Roundtable-Diskussion - "Erfolgsfaktoren und Probleme bei der Einführung von Shared Services"

  • Daniel Liebhart, Trivadis AG
  • Pius Breu, Eidg. Finanzdepartement
  • Peter App, Verwaltungsrechenzentrum AG St. Gallen (VRSG)
  • Alexander Schroth, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung Bayern (AKDB)
  • Wilfried Jäger, Österreichisches Bundesrechenzentrum (BRZ)

Moderation: Prof. Dr. Reinhard Riedl, Kompetenzzentrum Public Management und E-Government der Berner Fachhochschule